1С:Документооборот — это система, позволяющая автоматизировать процессы документооборота в организации. Одной из ее возможностей является подписание документов с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписи).
Но что делать, если необходимо изменить подпись? Например, когда вы заменяете старую ЭЦП на новую или подписываете от имени другого сотрудника. В этом случае нужно переподписать документ.
В этой статье мы расскажем, как правильно переподписать документ в 1С:Документооборот, чтобы избежать ошибок и недопониманий.
Как переподписать документ в 1С:Документооборот
Переподписание документа в 1С:Документооборот может понадобиться, если необходимо обновить подпись или исправить ошибки в оформлении документа. Для переподписи документа необходимо выполнить следующие действия:
- Выбрать документ для переподписи — необходимо открыть документ, который требуется переподписать. Это можно сделать через список документов или через папку на сервере.
- Открыть подробную информацию о документе — в открывшейся карточке документа необходимо нажать на кнопку «Подробнее».
- Удалить текущую подпись — в открывшейся карточке документа необходимо нажать на кнопку «Удалить подпись». Это позволит снять с документа текущую подпись.
- Переподписать документ — после удаления текущей подписи необходимо нажать на кнопку «Подписать». Откроется окно выбора сертификата, после чего необходимо выбрать подходящий сертификат и ввести пароль от него.
- Сохранить документ — после успешной переподписи документа необходимо сохранить его. Для этого нужно нажать на кнопку «Сохранить» в карточке документа.
После выполнения всех этих действий документ будет переподписан и готов к отправке.
Понимание переподписывания документа в 1С:Документооборот
Переподписывание документа в 1С:Документооборот может пониматься как процесс изменения подписи на документе. Это может быть необходимо в случае, если подпись на документе устарела или была испорчена. При переподписывании документа необходимо убедиться в том, что подпись делает тот же человек, который подписывал документ в первый раз.
При переподписывании документа важно помнить, что это не должно влиять на содержание документа. Важно сохранить оригинальный текст документа и не изменять его содержание, так как любые изменения могут привести к нежелательным последствиям. Это также относится к метаданным документа, таким как дата и время подписания.
Для того чтобы переподписать документ в 1С:Документооборот, необходимо удалить старую подпись и добавить новую. Это можно сделать с помощью соответствующей команды в интерфейсе программы. Этот процесс обычно выполняется ответственным лицом, имеющим право подписывать документы.
По завершении процесса переподписывания документа, необходимо убедиться в том, что новая подпись была успешно добавлена и что документ сохранен со всеми необходимыми метаданными. Правильное переподписывание документа в 1С:Документооборот помогает обеспечить сохранность и надежность документации в организации.
Шаг 1: Открытие документа
Для того, чтобы переподписать документ в 1С:Документооборот, необходимо сначала открыть его. Для этого можно использовать несколько способов.
Первый способ – найти нужный документ в списке документов и дважды кликнуть на нем левой кнопкой мыши. Также можно выбрать нужный документ и нажать клавишу Enter на клавиатуре.
Второй способ – воспользоваться функцией поиска. Для этого нужно нажать кнопку поиска на панели инструментов или клавишу F3 на клавиатуре. В строке поиска нужно ввести название документа или его номер и нажать Enter.
Третий способ – использовать фильтры поиска. Нажмите на кнопку «Фильтр» на панели инструментов и выберите нужные критерии поиска: дата, тип документа, состояние и т.д. Нажмите на кнопку «Показать» и выберите нужный документ из списка.
После того, как вы открыли нужный документ, вы можете перейти к следующему шагу — переподписи документа.
Шаг 2: Проверка подписи
Перед отправкой документа на подпись, необходимо убедиться, что все поля заполнены корректно и точно. Это поможет избежать ошибок и исключит необходимость переподписывать документ.
После получения подписанного документа, необходимо проверить его подпись. Для этого необходимо:
- Открыть документ в программе 1С:Документооборот;
- Нажать на кнопку «Проверить подпись»;
- В открывшемся окне проверки подписи, убедиться в корректности данных об организации и ее директоре;
- Проверить, что дата подписи и имя подписавшего соответствует ожидаемым значениям;
Если все данные корректны, можно смело принимать подписанный документ и знать, что он имеет юридическую силу.
Однако, если по каким-то причинам подпись не прошла проверку, необходимо связаться с подписавшей организацией и обсудить возможные проблемы. Если ошибка была на стороне подписавшей стороны, необходимо запросить новое подписание документа.
Шаг 3: Переподписывание документа
Если необходимо переподписать документ, то следующие шаги помогут вам выполнить данную операцию:
- Открыть документ. Необходимо открыть документ, который требуется переподписать. Для этого доступна функция «Открыть» на панели инструментов документа.
- Разворачиваем свойства документа. Нажимаем на кнопку «Свойства документа», расположенную внизу окна документа. В открывшемся окне необходимо выбрать вкладку «Подписи».
- Снимаем подписи. Чтобы снять подписи с документа, нужно нажать кнопку «Снять подпись». В появившемся окне выбираем подписи, которые необходимо снять.
- Подписываем документ заново. После того, как подписи были сняты, необходимо подписать документ заново. Для этого нужно нажать кнопку «Подписать», после чего откроется окно выбора сертификата.
- Сохраняем изменения. После того, как были переподписаны необходимые подписи, необходимо сохранить изменения. Для этого нужно нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов документа.
После выполнения вышеописанных шагов, документ будет переподписан с учетом внесенных изменений. Теперь он готов к отправке на следующий этап документооборота.
Шаг 4: Уведомление отправителя
После того, как документ переподписан, система 1С:Документооборот отправляет уведомление на электронную почту отправителя. Это происходит автоматически, без необходимости выполнения каких-либо дополнительных действий.
В уведомлении отправителю указывается, что документ был переподписан и требуется повторная его подпись. Также в письме содержится ссылка на документ для просмотра его статуса. Если документ оплачен, то в письме также указывается сумма оплаты.
Если отправитель не может подписать документ повторно, то может перевести его на другого участника процесса обработки документа с помощью функционала системы 1С:Документооборот.
Важно отметить, что если у отправителя не указана электронная почта, то уведомление отправляться не будет и необходимо будет связаться с отправителем и уведомить его о необходимости повторной подписи документа.
Что делать, если не удается переподписать документ?
1. Проверьте правильность введенных данных
При переподписании документа необходимо указать корректные данные: логин и пароль подписанта, а также сертификат подписи. Убедитесь, что вы ввели все данные верно и повторите операцию.
2. Проверьте наличие сертификата
Если вы получили ошибку, связанную с отсутствием сертификата или его неверным форматом, проверьте наличие и верность сертификата в хранилище ключей. Если сертификат отсутствует или поврежден, убедитесь, что он установлен на компьютере.
3. Попытайтесь переподписать документ позже
Иногда возникают временные проблемы с подписью документов в 1С:Документооборот. Попытайтесь повторить операцию позднее.
4. Обратитесь к службе технической поддержки
Если все вышеперечисленные методы не помогли, обратитесь за помощью к технической поддержке 1С. Специалисты помогут вам решить проблему и произвести переподписание документа.
Следуя этим советам, вы сможете решить проблему с переподписью документов в 1С:Документооборот и успешно завершить операцию.
Готовность документа к отправке
Перед отправкой документа необходимо убедиться в его готовности. В первую очередь проверьте правильность заполнения всех полей, отсутствие ошибок редактирования и наличие необходимой информации.
Также необходимо убедиться в наличии всех необходимых подписей и печатей на документе. В случае отсутствия необходимой подписи или печати, документ не будет принят получателем.
При подписании документа через 1С:Документооборот необходимо помнить, что после подписания документа, изменения в нем невозможны. Поэтому важно перед подписанием тщательно проверять все данные и убедиться в их правильности.
Кроме того, необходимо убедиться в правильности выбора получателя и способа отправки документа. Настройки получателя и способа отправки указываются в соответствующих полях при отправке документа.
Все перечисленные выше факторы оказывают влияние на готовность документа к отправке и от его правильности зависит успешность его доставки и приема.